Eso es lo que consideran investigadores suecos en la Universidad de Malmö, quienes aseguran que las reuniones de trabajo pueden representar una oportunidad para que los empleados sean reconocidos o expresen su frustración.

El profesor Patrik Hall indica que este tipo de espacios se están volviendo cada vez más frecuentes a medida que crece el número de empleos gerenciales y de “estrategia”, los cuales generan más convocaciones.

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Sin embargo, Hall afirma que a pesar de que hay más reuniones, en estas “se toman pocas decisiones”.

El profesor ha encontrado una aparente contradicción en cómo las personas pueden tener una opinión negativa sobre las reuniones de trabajo y a pesar de esto, su número sigue en aumento.

Buscando un propósito

Hall explica que el aumento de las reuniones de trabajo refleja los cambios que se han estado efectuando en la fuerza laboral.

Cada vez hay menos personas haciendo cosas, pero a la vez son más las que se ven involucradas en roles que ameritan “reuniones intensivas”, como los asesores, consultores y gerentes.

“La gente ya no hace cosas concretas”, dice Hall.

Y los roles gerenciales, que frecuentemente no están muy bien definidos, y donde “la jerarquía no está tan clara”, están en aumento.

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“Muchos gerentes no saben qué hacer”, opina el politólogo, y cuando están “inseguros de su rol”, responden organizando más reuniones.

“A la gente le gusta hablar y esto les ayuda a encontrar un rol”, dice el profesor, quien además explica que este tipo de personas puede pasar la mitad de sus horas de trabajo en reuniones.

“Oportunidad para quejarse”

Las reuniones laborales pueden despertar sentimientos de falta de propósito, según el profesor.

No obstante, él argumenta que a menudo se pierde el objetivo de ellas. En las que son especialmente largas, por ejemplo, su función puede volverse “casi terapéutica”.

Independientemente del tema de discusión, sirven como “oportunidad para quejarse y ser notado por sus colegas”.

Pero para los investigadores, las personas que asisten a muchas reuniones pueden perder la paciencia y pasar la mayor parte del tiempo jugando con sus teléfonos móviles.

El profesor Hall dice que, como resultado, las reuniones pueden ser desacreditadas “de manera innecesaria”.

“Algunas personas lo encuentran frustrante y se preguntan por qué deben soportarlas”.

Sin embargo, el académico sueco explica que la negatividad con la que se perciben las reuniones puede deberse a que sus verdaderos propósitos son mal entendidos.

Muchas reuniones internas, que se realizan regularmente, pueden parecer completamente “inútiles” para sus participantes, asegura.

El verdadero propósito de este tipo de reuniones podría ser el hacer valer la autoridad de una organización, para que los empleados recuerden que son parte de ella.

Estas reuniones no son realmente para tomar decisiones, dice.

“Lucha por el poder“

El experto recomienda reservar salas por períodos más cortos, ya que dice que las reuniones se extenderán para cumplir con el tiempo de duración estimado.

Además resalta la importancia de la “igualdad” de sus participantes: “Cuando tienes reuniones con colegas del mismo nivel logras discutir sobre las diferentes problemáticas que te interesa tratar”, señala.

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Cuando las reuniones son controladas por personas con diferentes estatus, se convierten en una “lucha de poder” y dejan un sentido de frustración para la mayoría de sus participantes.

De la misma manera, el profesor sueco dice que las reuniones pueden convertirse injustamente en el foco de otras insatisfacciones.

“Las personas se sienten marginadas frecuentemente. Sienten que no tienen influencia ni posición. En estos casos, la percepción es que las reuniones no mejoran nada, sino que en realidad causan aún más frustración”.

Hace poco una empresa en Nueva Zelanda redujo el horario laboral a cuatro días de trabajo a la semana. Otros países como Suecia o Japón también experimentaron con esta idea.

Pero, ¿cuál es la cantidad idónea de horas de trabajo a la semana si queremos ser productivos y tener un buen equilibrio entre nuestra vida personal y laboral?

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Por lo pronto, si tienes un trabajo a tiempo completo es probable que estés trabajando ocho horas o más al día, normalmente de lunes a viernes.

Y, por supuesto, algunas personas trabajan incluso más: Elon Musk dijo en una entrevista reciente con el New York Times que trabaja hasta 120 horas a la semana.

Pero estudios de todas partes del mundo dicen que trabajar más horas nos hace más infelices y menos productivos.

Y es por eso que empresas y gobiernos están planteándose reducir horas de trabajo en un esfuerzo por mejorar la vida personal de sus trabajadores.

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Ese interés explica que la decisión de la empresa en Nueva Zelanda que redujo la semana laboral de cinco días a cuatro fuera noticia en periódicos de todas partes del mundo.

Pero, ¿por qué detenerse en cuatro días? ¿Por qué no podemos todos trabajar tres, dos o incluso medio día a la semana?

El experimento de Perpetual Guardian

La firma que redujo la jornada laboral a cuatro días se llama Perpetual Guardian. Es una empresa que maneja bienes, herencias y propiedades,

Y durante dos semanas en mayo, la compañía solicitó a sus 240 empleados de oficina que trabajasen cuatro días de ocho horas en lugar de cinco, por el mismo salario.

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Luego investigadores de la Universidad de Auckland y de la Universidad de Tecnología de Auckland encuestaron a los trabajadores tras las dos semanas.

El 24% de los encuestados dijo que el equilibrio entre su vida personal y laboral había mejorado, y un 7% notó menos estrés. Además, los jefes de la compañía informaron que no hubo caída en la productividad.

Jarrod Haar, profesor de recursos humanos y gestión en la Universidad de Tecnología de Auckland, ayudó a supervisar el estudio.

“El jefe informó a los trabajadores de que si no podían mantener un 100% de productividad volverían al horario normal. Así que los empleados tenían motivación para trabajar igual de duro que siempre”.

Islandia, Suecia y… Japón

Experimentos como este también están teniendo lugar en otros países.

En 2016, el gobierno de la ciudad de Reykjavik en Islandia llevó a cabo la siguiente prueba: durante un año eliminó medio día de trabajo a la semana para los empleados a tiempo completo en algunas oficinas municipales.

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La productividad no disminuyó, a pesar de que los empleados pasaban menos tiempo en sus mesas.

Mientras, en una residencia de ancianos en la ciudad de Svartedalen, Suecia, los empleados pasaron a tener una semana laboral de 32 horas.

Y en Japón, donde la muerte por exceso de trabajo es tan común que hasta existe una palabra para ello, el gobierno introdujo una medida para que las compañías permitan a sus trabajadores entrar más tarde al trabajo un lunes al mes.

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Mejorar la vida personal de los trabajadores también ahorra dinero a las empresas, ya que es menos probable que los empleados felices renuncien, dice Jan Emmanuel De Neve, profesor asociado de economía y estrategia de la Universidad de Oxford.

“Es importante para la empresa porque cambiar de empleados constantemente es muy costoso”, dice el profesor De Neve.

También señala que en 1930 el economista John Maynard Keynes predijo que todos podremos trabajar 15 horas a la semana en un futuro, gracias a los avances tecnológicos.

¿Cuántas horas empiezan a ser demasiado pocas?

¿Qué tan corta podríamos hacer la semana laboral? ¿Tal vez cuatro horas a la semana?

Hace diez años, el escritor Tim Ferris se hizo famoso gracias a su libro “La semana laboral de cuatro horas”.

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Su teoría es que puedes evitar volverte adicto al trabajo siguiendo algunas pautas, como por ejemplo abrir tu correo electrónico sólo dos veces al día día o usar un temporizador online para acelerar tu ritmo de trabajo.

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Es poco probable, sin embargo, que una compañía pueda funcionar si sus empleados sólo trabajan cuatro horas a la semana.

El libro de Ferris es más adecuado para aquellas personas que estén buscando maximizar su eficiencia.

Pero reducir la jornada laboral puede hacernos más productivos.

En la compañía neozelandesa Perpetual Guardian, por ejemplo, una semana laboral más corta cambió el ritmo de trabajo para mejor: los empleados fueron más puntuales y se tomaron descansos más cortos.

Y si trabajar cuatro horas a la semana es imposible, ¿podríamos tener una jornada laboral de dos o tres días a la semana?

Costos vs. beneficios

Parece ser que no es tan fácil, dicen los expertos.

Hay un punto de inflexión en el que los costos comienzan a superar los beneficios.

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Por ejemplo, Treehouse, una empresa de educación online en Portland, Estados Unidos, terminó regresando a la semana “normal” de 40 horas después de intentar una jornada laboral de cuatro días.

La directora de marketing de Treehouse, Megan Dorcey, dijo a BBC Capital que una semana estándar de cinco días y ocho horas al día fomentaba una mejor colaboración entre los empleados.

Además, los clientes querían ser capaces de contactar a la empresa durante el horario laboral estándar.

¿Y qué fue del experimento en Suecia de la residencia de Svartedalen?

Tampoco duró, principalmente porque fue diseñado para ser temporal. Pero los resultados también sugirieron que ese esquema no era sostenible.

Para permitir que todos los empleados trabajas en seis horas al día, el centro tuvo que contratar personal adicional para mantenerse al día con el trabajo, lo que costó más dinero.

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Si bien el coste es un factor importante, también hay otras consideraciones que hay que tener en cuenta.

El profesor Jarrod Haar, responsable del estudio en Nueva Zelanda, sostiene que trabajar menos de cuatro días a la semana tendría un efecto negativo en la productividad de los trabajadores.

“Mi instinto me dice que si quieres reducir el tiempo de trabajo y mantener la productividad de la empresa no puedes bajar de los cuatro días”, dice el experto.

El profesor de Oxford De Neve está de acuerdo. Al pasar de cinco a cuatro días “ya se ha encontrado el punto ideal”.

¿Y qué pasa con Perpetual Guardian? Los representantes de la compañía dicen que aún tienen que tomar una decisión sobre si la semana de trabajo de cuatro días será permanente.

Así que es posible que más empresas sigan este ejemplo y experimenten con reducir la jornada laboral.

Después de todo, hay que probar si la teoría de Keynes de que en el futuro trabajaremos 15 horas a la semana es cierta.

Puedes leer la nota original (en inglés) de BBC Capital aquí.