Este año ha aumentado el teletrabajo y las clases en línea debido a la pandemia del coronavirus, razón que ha apoyado las conferencias virtuales y su crecimiento constante.

Existen varias alternativas para participar en una conferencia virtual, entre las cuales se encuentran Zoom, Messenger de Facebook, WhatsApp y Skype, entre otras. Sin embargo, Google Meet ha ido incorporando detalles con los que cada día logra más usuarios satisfechos.

Google Meet permite realizar llamadas o videollamadas con solo ingresar a un enlace que genera el creador de la sala y que, al compartirlo, acepta a los participantes. Aunque varios usuarios se preocupan por “adornar” el ambiente de trabajo, otros prefieren apagar la cámara para evitar mostrarlo. Sin embargo, Google Meet permite cambiar el fondo virtual de las conversaciones para proyectar otro ambiente cómodo.

¿Cómo se cambia el fondo virtual en Google Meet?

Al igual que otras aplicaciones, en Google Meet se puede colocar una foto o un video sin necesidad de descargar programas adicionales.

Estos son los pasos:

• Ingresar a la sala de reunión
• Al estar activo en la reunión, deberá abrir el menú de opciones de la videollamada que aparece en la esquina inferior derecha.
• Ingrese a la opción llamada “Cambiar fondo”.

• Elija la que más le guste (cambie o difumine el fondo en la videollamada).

• También puede elegir un fondo virtual subiendo una foto personal que ya esté guardada en la computadora.

El periodo de confinamiento, que empezó desde el mes de marzo, provocó un crecimiento acelerado de las herramientas de videollamadas. Las clases escolares, así como las juntas y reuniones de trabajo debieron trasladarse al mundo virtual; esto, con todo y sus propias carencias.

Si bien estos servicios han sido una ayuda importante para poder seguir con las distintas actividades del día a día, tanto de trabajo como en la escuela, lo cierto es que siempre es necesaria una herramienta en donde se puedan plasmar y explicar distintas ideas por escrito.

Por ello, la G Suite integró hace unos días Google Jamboard y Google Meet para utilizar, dentro de una misma videollamada: un tablero virtual. Así, los usuarios podrán abrir un “Jam” (el cual tiene la función de pizarrón), mientras están con otros compañeros en Meet.

Una de las condiciones para emplear esta herramienta es que el administrador de la sesión inicie la conferencia desde una laptop o computadora de escritorio, puesto que desde un smartphone o tablet no es posible hacerlo. Aún así, el resto de los participantes sí pueden seguirlo y verlo desde sus teléfonos móviles, siempre y cuando tengan descargada la app de Jamboard.

De esta forma se podrá empezar a utilizar el tablero virtual, como si se estuviera en un salón de clases o en una sala de juntas en la oficina. Para ello debes seguir este proceso:

1) Usar pizarrón o tablero virtual

Una vez que inicies la videollamada, desde la computadora, en la parte inferior derecha haz clic en ‘Más opciones’ y selecciona la opción “Pizarra”.

2) Crear un nuevo Jamboard

Haz clic en “Iniciar una nueva pizarra”. Si tienes una guardada en ‘Drive’, que hayas hecho con anterioridad, también puedes utilizarla seleccionando “Elegir de Drive”. Toma en cuenta que ese archivo se abrirá en una nueva pestaña y se compartirá el vínculo de forma automática a través del chat en la videollamada.

3) Permisos de acceso

Es importante tener claro que, quienes cuenten con la invitación de calendario a la videollamada, tendrán acceso al pizarrón para modificarlo.

Por otro lado, si son usuarios de “G Suite for Education”, los participantes de forma predeterminada solamente pueden leerlo; por ello, el administrador les debe otorgar acceso de edición al ‘Jamboard’ para empezar a compartir ideas y plasmarlas por escrito.

Seguramente esta nueva herramienta de Google Meet facilitará la impartición de clases en líneas, así como la dinámica en alguna reunión de trabajo.

* En alianza con Forbes Colombia, artículo de Forbes Staff.

Además de una integración más estrecha, permite que Gmail, Google Chat y Google Meet operen de manera integrada a través funciones de colaboración mejoradas, navegación fluida y búsqueda.

Con esto, Google conecta Gmail, Google Chat y Google Meet de una manera que facilita administrar el flujo de trabajo sin tener que cambiar entre herramientas. Los usuarios pueden unirse a una videollamada desde Google Chat, reenviar un mensaje de chat a su bandeja de entrada y más. Por otra parte, Chat estará integrado en Gmail desde las apps de Android y iOS. En Gmail ahora se podrán localizar mensajes de Google Chat, gracias al poder de búsqueda de Google.

Sin embargo el mercado de este tipo de herramientas y plataformas es competido por jugadores como Microsoft con Teams o Slack, en donde cada firma ofrece diversas alternativas.

Javier Soltero, VP global de G Suite en Google y quien fuera líder de Outlook de Microsoft, platicó con Forbes México sobre este mercado aprovechando el lanzamiento de esta integración con la que Google pretende ganar terreno.

Forbes: Esta integración, ¿es fortuita por el momento que atravesamos o una manera de voltear a los competidores y a este mercado que es tan competitivo?

Javier Soltero: Esto ha sido un proyecto grandísimo que de hecho comenzó desde antes que yo me uniera a Google (finales de noviembre) y debido a la complejidad tecnológica de este esfuerzo te puedo decir que esto lo comenzamos mucho antes de que el momento de la pandemia lo exigiera. Con esto estamos preparados para las necesidades que son tan amplias y son mayores para los usuarios en estos momentos que están trabajando en otras circunstancias.

Además respecto a la competencia, antes de unirme a Google estuve por varios años como líder de Outlook y luego Office de Microsoft así que tengo conocimiento bastante amplio de lo bueno y lo malo de todos estos productos, los conozco muy bien.

La diferencia fundamental con G Suite siempre ha sido que el sentido de colaboración es el punto de partida para nuestros productos en comparación a Office que comenzó en una época en que antes que las PCs estuvieran conectadas unas con las otras. Así es que Office sale del punto de vista individual y ha tenido que moverse y evolucionar a una experiencia multiusuario. Hay gente que lleva usando este producto 20 años o más y están acostumbrados.

Y la diferencia en cosas así de sencillas y aún más amplias, nos lleva a que desde el punto de vista de competencia no es solo integrar estas cosas más cerca sino aumentar el sentido de cierto punto no debe de caer de sorpresa a nadie, esta es la dirección de estos productos deberían de haber tenido desde hace mucho tiempo y nos hemos tardado pero ya llegamos a un lugar que contrario a Microsoft incluso a otros productos como Slack , nosotros sí podemos ofrecer un espacio integrado con todas las cualidades necesarias.

Seguridad

Más de 6 millones de empresas trabajan con las plataformas de G Suite para proteger su información y en este último anuncio, también se presentaron nuevas características de seguridad para Gmail, Meet y Chat:

• Nuevos controles de seguridad para Meet: estos controles estarán disponibles primero para las cuentas de consumidor y G Suite Enterprise for Education y luego para todos los usuarios:
  • – Control de entrada: si un invitado no es aceptado para entrar en la reunión, no podrá hacer otra tentativa de entrar a no ser que el anfitrión lo vuelva a invitar.
  • – Candado de seguridad: el anfitrión puede decidir cuáles participantes pueden presentar o participar del chat de la reunión.
• Protecciones contra phishing para Chat y Gmail: G Suite está llevando las fuertes protecciones contra phishing incorporadas en Gmail a Google Chat. Ahora si se envía un enlace de phishing a través de esta herramienta, será marcado como tal en tiempo real. Estas protecciones también se están extendiendo a las Salas, lo que permite a los usuarios informar y bloquear salas si se sospecha de actividad maliciosa.

F: Millones de correos de phishing y suplantación de identidad ha reportado Google, ¿cómo se blinda la plataforma este tipo de integraciones?

JS: Si tu tienes un modo de comunicación por más conveniente que sea si de momento se convierte en un lugar de distribución de mensajes inapropiados, la gente lo va a dejar de usar, así que es nuestra responsabilidad tanto en GMail como en chat, incluso en llamadas de video, enfatizar la necesidad de seguridad y continuar en invertir los recursos de Google no solo los de Cloud, sino en general, para asegurarnos de la seguridad y efectividad de los medios.

En este caso, proteger la utilidad del correo electrónico global es una misión increíblemente importante, tenemos 6 millones de empresas alrededor del mundo utilizando nuestro correo. En el caso del chat es super importante proteger ese medio también utilizando la misma tecnología de seguridad para evitar problemas.

Y en el tema de video, por primera vez traemos un producto para el lado comercial hacia el consumidor y poder tomar ventaja para un producto seguro y aplicar esa misma seguridad. Es por eso que no han visto incidentes de seguridad como los que hemos visto a otras plataformas como Zoom u otros que a pesar del crecimiento increíble que hemos tenido alrededor del mundo en particular en Latinoamérica, el consumo de llamadas de video hemos podido ofrecerlo de una manera en donde no hemos relajado nuestro compromiso de seguridad y privacidad para los usuarios.

Hacia dónde apuntalan estas plataformas

F: Eres responsable de un área vital para la empresa, ¿hacia dónde se dirigen y se apuntalan estas plataformas?

JS: Antes de todo esto y los cambios que trajo la pandemia, había dos campos: El campo de empresas e instituciones que habían hecho el cambio a G Suite y que habían embarcado en un proceso de transformación, ese grupo ha podido atravesar estos cambios drásticos en el trabajo ocasionados por la pandemia y los pone en un momento muy interesante de lo que viene de aquí en adelante. Otro grupo es el que tomaron por sorpresa de la noche a la mañana, los que se tuvieron que ir a trabajar a sus casas, las escuelas y tuvieron que cambiar sus dinámicas y empezar el proceso de cambio de cultura.

Antes de la pandemia en muchas empresas habían reuniones en donde todos estaban reunidos en el mismo sitio y dos o tres personas que llamaban y se comunicaban por video, y eran la excepción, no era la mayoría. Durante la pandemia todos estamos en video, a medida de que los países e instituciones están reabriendo, esto lo vemos como una oportunidad de no solo explorar otras opciones para que la gente maneje su horario de trabajo de forma más eficaz, sino también puedan tener más flexibilidad para usar las herramientas en cierta situación.

…¿A dónde vamos?, a un nuevo normal donde realmente no importa dónde esté la gente, con tal de que estén accesibles y conectados de forma efectiva a los procesos y conversaciones que se necesitan para continuar el trabajo. Tenemos una posición bastante única en posibilitar esta transición hacia el futuro y este espacio de trabajo, esta integración…

* En alianza con Forbes México, artículo de Mauricio Hernández Armenta .