Quizás te ocurre con frecuencia y sientes el peso del reloj sobre tus hombros. ¿Por qué el día no tiene más de 24 horas? Es una pregunta bastante común en una época en que las presiones laborales -exigidas por la empresa o autoimpuestas- están todo el tiempo persiguiéndonos.

Es ahí cuando entramos al desafío de la productividad. ¿Cómo hacer más cosas en menos tiempo?

Amantha Imber, fundadora de la empresa consultora australiana Inventium, dedicada a entregar asesoría en ciencias conductuales, ha diseñado cuatro estrategias que pueden ayudar a manejar el tiempo de una manera más eficaz para tener una mejor calidad de vida.

Durante los últimos tres años, Imber ha entrevistado a personas en todos los sectores laborales para intentar descubrir cómo podemos estructurar nuestros días de una manera proactiva para sacarles más provecho.

En esas conversaciones, ha escuchado una y otra vez que no es saludable permitir que las prioridades de otras personas determinen las tuyas.

“La productividad no tiene que ver con cuántas horas trabajas o cuántas tareas pendientes puedes marcar en tu lista”, dice Imber en diálogo con BBC Mundo.

“Se trata de hacer lo que necesitas para trabajar de manera eficiente”.

Estas son cuatro estrategias que utilizan personas altamente productivas, según los estudios realizados por Imber.

1. Alinear el trabajo con tu “cronotipo”

El “cronotipo” es simplemente una manera de referirse al reloj biológico. Tiene que ver con el ciclo natural de sueño-vigilia por el que transitamos durante las 24 horas del día.

Como cada persona tiene su propio cronotipo, es importante determinar cuáles son tus momentos de mayor y menor energía durante el ciclo.

Según Imber, cerca del 10% de las personas son “alondras” que se sienten más enérgicas por las mañanas.

En el otro extremo del espectro se encuentra el 20% de la población que son “búhos” o personas que hacen su mejor trabajo por la noche.

La mayoría de la población se encuentra en algún punto intermedio. Habitualmente experimentan un máximo de energía antes del mediodía, una caída de energía después del almuerzo y un segundo impulso al final de la tarde.

Aquí la clave es que organices tu día considerando ese reloj biológico, de tal manera que las actividades que demandan mayor concentración o que son más relevantes las hagas en tus momento de mayor energía y que dejes las actividades más rutinarias (como contestar correos, por ejemplo) en aquellos momentos en que tu energía baja.

2.Planificar el día laboral al final de la jornada anterior

Un día productivo no sucede por casualidad. Requiere planificación. Si dejamos por escrito qué queremos hacer, cuándo y dónde, es mucho más probable que logres tus metas.

Una manera efectiva de hacerlo es escribir tus tres prioridades para el día siguiente, es decir, aquellas cosas que no puedes dejar de hacer.

El siguiente paso es completar la lista de todo lo que viene, idealmente hora por hora.

Y también es conveniente agregar al final tareas que son mínimas para hacer entre reuniones o en cualquier tiempo de espera.

Al final de cuentas, lo que más ayuda es una planificación meticulosa.

3.Desarrollar rituales

Se trata de rituales relacionados con dónde y cuándo trabajar según el tipo de tareas.

Al hacerlo de manera constante, tu cerebro asociará esas señales físicas y temporales con esas tareas. ¿Por qué es importante el tiempo y el espacio?

Básicamente porque nos ayuda a cambiar el “switch” mental. Por ejemplo, hay personas que cuando requieren resolver problemas complejos o desafíos creativos, utilizan ciertas rutas para caminar y pensar.

Otros prefieren separar las tareas entre un espacio de la oficina y otro, algo que ayuda a romper la monotonía y también influye en la actitud con que abordamos determinados desafíos.

Y si trabajas desde casa, sirve mucho definir qué hacer en qué lugar de la casa. O dividir el espacio entre la mañana y la tarde.

Lo importante es crear rituales haciendo el mismo tipo de actividad en el mismo lugar o a la misma hora.

Por ejemplo, puedes atender a las reuniones de zoom en el dormitorio, contestar correos en la sala y concentrarte en un sillón.

Después de practicarlo por un par de semanas se va a generar un flujo que facilita lograr los objetivos en menos tiempo.

4. Evitar bloquear tu calendario al 100%

Un día completamente bloqueado puede darte una falsa sensación de productividad. No te quedará tiempo para resolver imprevistos o para momentos de creatividad o contacto social con miembros de tu equipo.

Si tu calendario parece estar siempre lleno, programa deliberadamente un tiempo para no hacer nada.

Puedes usar ese tiempo como un momento para las tareas inesperadas que surgen durante el día o para tomar un breve descanso que te puede ayudar a despejar la cabeza y seguir con más energía.

El problema es que puede llegar a convertirse en una receta para terminar sobrepasado y, en vez de conseguir los objetivos que persigues, provocar decepciones que afectarán a tu imagen profesional y al éxito de tu carrera.

Eso es lo que plantea Bruce Tulgan, fundador de la firma estadounidense de entrenamiento profesional para directivos empresariales Rainmaker Thinking y autor de libros como “El arte de hacerse indispensable en el trabajo”.

“La única forma de tener éxito es aprender a decir que no, haciendo que las personas se sientan respetadas”, dice Tulgan en diálogo con BBC Mundo.

Un desafío bastante complejo considerando que el ritmo de trabajo suele ser frenético y el nivel de competencia en las organizaciones muy alto.

Si estás acostumbrado a decir siempre que sí con la idea de lograr la excelencia profesional, explica el consultor empresarial, es altamente probable que termines desperdiciando tiempo, energía y hasta dinero, además de distraerte de lo que es realmente importante.

Por eso es importante aprender cuándo y cómo decir que no, apunta el experto, para mejorar tu reputación y construir relaciones laborales de confianza.

“Lo que quieres es causar un efecto positivo al decir que no”.

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Estas son las 4 estrategias para decir “no” en el trabajo, según Bruce Tulgan.

1-Hacer las preguntas correctas y tomar notas

Cuando te piden hacer algo, el primer paso es hacer las preguntas correctas y mostrarle al interlocutor que estás tomando nota de las respuestas.

Si haces eso muestras respeto, no solo por la otra persona, sino también por el requerimiento planteado.

Imaginemos que la persona a la que le tienes que decir que no es tu jefe. Mientras más preguntas haces sobre la tarea que te quieren asignar y más interés muestras, más fácil será decir que no.

Y si haces buenas preguntas, es una oportunidad para demostrar tu talento y tus conocimientos sobre el tema.

De hecho, hacer buenas preguntas puede hacer que la otra persona dimensione realmente la magnitud del trabajo requerido y el peso que tiene dentro de las prioridades de la organización.

2-Dar buenas razones para decir que no

La clave está en la manera en que respondes. Y si vas a decir que no, es importante ofrecer alternativas.

Para justificar una respuesta negativa tienes que explicar por qué. Habitualmente la razón es porque estás haciendo otras cosas. En ese caso, es bueno ser explícito y muy detallado en explicar cuáles son las otras obligaciones.

No basta con decir, “lo siento, tengo otras cosas que hacer”. ¿Qué otras respuestas pueden ser más efectivas?

“Todavía no, necesito tener un poco más de información”. Otra alternativa es decir “estoy haciendo x, y, z”, explicando claramente de qué se tratan esas otras tareas y entregando todos los detalles necesarios para que tu respuesta negativa no parezca una excusa.

Ahora bien, si la solicitud viene de un jefe o una persona que tiene más poder que tú, le puedes dar la oportunidad para que cambie tus prioridades, en vez de agregar una nueva tarea.

Al mismo tiempo, le das la oportunidad para que entienda mejor cómo estás distribuyendo específicamente el uso de tu tiempo para que quede claro que no estás evitando la solicitud o no estás usando tu tiempo de manera improductiva.

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Hay personas que cuando reciben la solicitud reaccionan diciendo “hey, ese no es mi trabajo”. Pero esa frase tiene varias connotaciones negativas que pueden generar un conflicto. El otro puede interpretar que le estás diciendo “tú no eres mi jefe” o “no me puedes obligar a hacerlo”.

Otra forma de enfrentar la situación es que expliques que no estás tan preparado como para responder de manera rápida a la solicitud.

Básicamente le estás diciendo que no eres un experto en la materia y que para llevar a cabo la misión tendrás que dedicar tiempo a estudiar cómo se hace.

Incluso puedes responder algo como “gracias por la oportunidad. Si quieres que lo haga, no hay problema, pero primero tengo que aprender”.

3-Facilitar el éxito de la otra persona

Para facilitar el éxito de la otra persona puedes decir algo como “esto es lo que sí puedo hacer para colaborar en este asunto”. O bien preguntarle ¿puedo ayudarte a encontrar a otra persona?

Si el requerimiento no es urgente, puedes decir “podría ayudarte, pero en dos semanas”. O si ves que en realidad no tendrás ninguna opción de hacer lo que te piden, puedes decir “mira, no puedo hacer eso, pero sí podría ayudarte en esto otro”.

Esa es otra manera de demostrar tu profesionalismo, tu deseo de ayudar.

4-Hacer un seguimiento

Busca a la persona y pregúntale, ¿cómo te fue?, ¿lograste resolver?, ¿encontraste a la persona adecuada?, “por favor recuerda que cuando necesites x, y, z, yo soy muy bueno haciendo eso”.

La idea es hacer un seguimiento al caso para continuar construyendo una buena relación y reforzar la confianza, pese a que tu respuesta fue negativa.